Como melhorar os serviços públicos por meio de sistemas inteligentes

É indiscutível que a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é o grande trunfo que os gestores têm para inovação e presteza na tomada de decisão do dia a dia e também em longo prazo, considerando que existe um plano para orientá-lo; a este processo chamamos de Gestão Estratégica.

A TIC só poderá ser efetiva se os problemas a serem resolvidos estiverem muito claros. O princípio das intervenções, com base nos ensinamentos da Kennedy School em Harvard, é o entendimento dos problemas que queremos resolver, traçar um propósito claro para a solução dos mesmos e dividir a tarefa em passos com metas claras, começar com etapas pequenas e valorizar os resultados alcançados como ondas e evoluir no planejamento. Muito importante é identificar se os desafios são problemas simples, complicados ou complexos, entender que, com problemas complexos, não tenho respostas imediatas e aprendo com os desdobramentos, até o desfecho esperado.

Diante do diagnóstico dos problemas que se deseja resolver, é importante ter um planejamento estratégico municipal trabalhado de forma coletiva, com a participação ativa dos munícipes, sendo que um plano só fica bom quando é colaborativo, que faz os atores se sentirem parte da criação e assumir o futuro compromisso com os resultados. O plano gerado conterá a visão de futuro do que se deseja para o município e quais serão os projetos orientadores. Com base nos projetos, as informações mais fundamentais serão destacadas e um planejamento estratégico de Tecnologia da Informação poderá ser mapeado (deverá estar alinhado com o Plano Plurianual e Plano Diretor). Observamos que normalmente o plano traz as transformações, acredita-se que já existem processos da área meio consolidados como recursos humanos, financeiros e fiscais. Não existindo estes, o plano incluirá todo o arcabouço de sistemas de informação e naturezas de informações. O plano de sistemas de informação conterá as necessidades de hardware, software, telecomunicação, sendo que o software que corresponde aos sistemas serão operacionais, táticos e estratégicos, com destaque também para sistemas de gestão de conhecimento.

É fundamental que os processos organizacionais do município estejam identificados: processos finalísticos, da área meio e da área de gestão. Quando se opta por desenvolver sistemas de informação, a fase inicial é conhecer o processo, fazer melhorias, inovar, cortar o que é antigo e que não funciona, é burocrático e envolve muito esforço. Como consequência, um novo processo é desenhado.

Para implantar sistemas é necessário ter a infraestrutura de hardware necessária, que significa servidores, bancos de dados, computadores e redes. Esforços de investimentos devem ser priorizados e as possibilidades de financiamentos (como BNDES) acionadas com antecipação. O maior desafio no cenário atual é conseguir o investimento necessário. É preciso buscar parceiros e patrocinadores.

Os municípios têm processos básicos de trabalho muito parecidos, então se deve buscar fazer benchmarking e conhecer o estado da arte do que tem sido feito.

Soluções como ferramentas de colaboração existentes, como o Colab, estão disponíveis. Também existem portais de transparência, como o Meu Município. É tão evidente que inúmeros municípios buscam as mesmas soluções, pois os problemas são os mesmos.

Hoje os sistemas inteligentes estão apoiados nas soluções de georreferenciamento, sistemas de informações geográficas (SIG) e soluções de colaboração e workflow. É inegável o avanço que tivemos com as soluções google e sistemas como waze.

Imagine o município todo georreferenciado com informações sobre o IPTU do imóvel, licenças de alvará, obras e consequentemente o apoio para os urbanistas.

E as ferramentas conhecidas hoje da Administração 3.0, trazem uma nova tendência onde a gestão deixa de ser de cima para baixo e os cidadãos usurários dos serviços é que avaliam e como consequência o próprio sistema define quem está dentro e quem está fora.

Outros softwares fundamentais para apoio à tomada de decisão e transparência são as ferramentas que permitem gerar dashboards e indicadores. Algumas são públicas, o “tableau public”.

Os fundamentos da Liderança Adaptativa podem nortear a intervenção:

1 - Identificar o Desafio – iniciamos com a abordagem dos problemas e dos planejamentos estratégicos e de TI;

2 - Criar a Visão e Comunicar – enxergar e comunicar quais as informações de gestão e tomada de decisão;

3 - Criar a equipe e desafiar o sistema – escolher as pessoas certas, um gerente do projeto e os fornecedores;

4 - Manter o ritmo gerenciando problemas – ter metas de prazo claras e governança com reuniões e comunicação; 5 - Consolidar e Institucionalizar – Criar legislações e envolver o cidadão no consumo de informações.

Por fim, ter pulso de gestor que faz a transformação que perpassa os tempos políticos e deixa legados para a sociedade.

O caso do RIO MAIS FÁCIL

A aplicação do modelo abaixo pode ser exemplificada com o “case” da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ) que implantou a ferramenta workflow RIO MAIS FÁCIL. O plano estratégico da Prefeitura (2013-2016) tem como meta “Garantir que todos os alvarás e licenças concedidos pela Prefeitura sejam emitidos 100% online”, que significa o abandono do papel e o fim do balcão em prol de um processo virtual sustentado por uma ferramenta digital. O problema estava identificado e o prefeito era o grande patrocinador para que o processo deixasse de ser manual, altamente burocrático, lento e oneroso. A solução foi criar uma iniciativa no plano estratégico e designar uma Secretaria, no caso a Secretaria Municipal de Ordem Pública para executar o projeto. De forma alinhada, a empresa de Informática (IPLAN) estruturou o Plano de TIC com as soluções de workflow e o Hardware necessário.

Fluxograma para implementação de uma estratégia de TIC

Inicia se com o projeto piloto RIO MAIS FÁCIL EVENTOS implantado em setembro de 2015 e segue se com a implantação do RIO MAIS FÁCIL NEGÓCIOS em junho de 2016. Com patrocínio estratégico, clareza no foco e equipe de alto desempenho, o problema está resolvido e a meta alcançada.